Protokoll fört vid årsmöte i Fryksås Samfällighetsförening och Fryksås Fäbodlag Intresseförening
Den 31 mars 2024 kl 15.00, Fryksås Hotell och Gestgifveri, Fryksås
Närvarande: 42 mötesdeltagare enligt närvarolista.
Dagordning
- 1 Mötets öppnande
Mötet öppnades av ordförande Carin Nises.
- 2 Godkännande av kallelse
Kallelsen godkändes av stämman.
- 3 Godkännande av dagordning
Dagordningen godkändes av stämman.
- 4 Val av ordförande för mötet
Till ordförande för årsmötet valdes sittande Carin Nises.
- 5 Val av sekreterare för mötet
Till sekreterare för årsmötet valdes sittande Lotta Appelbom.
- 6 Val av två justeringsmän tillika rösträknare
Till justeringsmän och rösträknare valdes Petter Kylberg och Rolf Davidsson.
- 7 Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen godkändes av stämman.
- 8 Ekonomisk redovisning
Kassör Åke Strandberg redogjorde för det ekonomisk utfallet i föreningarna.
Samfällighetsföreningen visar ett underskott på 3 996 kr för 2023, som var ett år med något fler insatser för snöröjning och halkbekämpning än genomsnittet.
Uttagna avgifter var oförändrade jämfört med året innan. Priserna för snöröjning 2023 har räknats upp med KPI (9,4 %) enligt avtal.
Kostnaden för snöröjning och sandning av de gemensamma vägarna uppgick till
152 000 kr och sommarunderhållet till 19 000 kr. Kostnad för snöröjning och sandning av privata infarter och servitutsvägar uppgick till 84 000 kr. Även antalet plogningar och sandningsinsatser redovisades för året och ett antal år tillbaka.
Intresseföreningen har genomfört två aktivitetsdagar. Den obligatoriska röjardagen i maj där drygt hälften av 87 medlemsfastigheter var representerade, i många fall av mer än en person. Aktivitetsdagen Stigar och Källor genomfördes i augusti.
Den löpande verksamheten har genererat ett överskott på 8 962 kr.
Den ekonomiska redovisningen godkändes av stämman.
- 9 Revisionsberättelse
Lars Rodert har utfört revisionen för verksamhetsåret 2023.
Revisionsberättelsen godkändes av stämman.
- 10 a Fastställande av balans- och resultaträkning
Genomgång av respektive förenings resultat‐ och balansräkning. Från och med 2024 kommer föreningarna att ha delad redovisning. Samtliga redovisningshandlingar finns tillgängliga hos kassören för påseende efter överenskommelse.
Stämman fastställde resultat och balansräkning.
- 10 b Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
Stämman beviljade ansvarsfrihet för styrelsen.
- 11 Inkomna motioner
Det har inkommit en motion/diskussionspunkt till årets stämma gällande snöröjningen.
Tidigare beslutad ambitionsnivå och prioriteringsordning redovisades och framgår av föregående års stämmoprotokoll här nedan. Mer detaljerad plogningsrutin med vår entreprenör presenterades, liksom hur debiteringen av kostnaden sker efter olika andelstal.
Entreprenadavtalet gäller i två år och inställelsetiden enligt avtalet är 12 timmar efter avrop.
”Svar från stämman 2023
Precis som det skrivs i motionen är det en grannlaga avvägning mellan ambitionsnivå och kostnader. Styrelsen kan också konstatera att det kommit in snarlika synpunkter från flera andra fastighetsägare under vintersäsongen 2022‐2023.
Styrelsen anser att grundprincipen att avropa snöröjning vid snöfall om minst 7 cm som förväntas ligga kvar mer än 24 timmar är lämplig.
De berörda privata infarterna skall plogas samtidigt som vägarna röjs om särskilda skäl inte talar emot. Det kan exempelvis vara att marken på tomterna är för mjuk på hösten så att risken för skador på underlaget är för stor. Det kan också vara att det vid ymnigt ihållande snöfall inte hinns med utan att de privata infarterna i så fall tas om hand dagen efter.
Privata servitutsvägar snöröjs och sandas vid samma tillfällen som de samfällda vägarna.
Vi ska försöka vara mer uppmärksamma på situationen när det blivit ett tjockt packat snötäcke på vägarna så att vi kan hyvla bort snön för att undvika alltför ojämnt underlag och för att förhindra att snötäcket kollapsar vid töväder.
Styrelsen anser därmed att motionen är besvarad.”
Stämman diskuterar prioriteringsordningen för snöröjning av vägar respektive privata uppfarter. Styrelsen kommer återigen att tillsammans med entreprenören gå igenom prioriteringsordningen för plogning för att få arbetet utfört på det mest tidseffektiva sättet. Vidare diskutera med entreprenören om effekten av att köra samfällda vägar och servitutsvägar först och privata uppfarter i andra hand, liksom fördelningen av kostnaden för respektive del.
Styrelsen kommer dessutom att eftersöka möjligheter till förstärkning från annat håll då akuta snöröjningsbehov uppstår. Detta för att i möjligaste mån förhindra en situation liknande den vi hade under vecka 9.
Stämman beslutade att frågan därmed besvarades.
- 12 Val av styrelse
Styrelsen ska bestå av 7 ordinarie ledamöter och två suppleanter.
Mats Mårten, Frida Grund och Lotta Appelbom valdes vid förra årsmötet på två år.
Valberedningens förslag till ny styrelse:
Ordförande: Liselott Länsmans Nyval 2 år
Kassör: Åke Strandberg Omval 2 år
Sekreterare: Lotta Appelbom Vald 1 år till
Ledamot: Patrik Andersson Omval 2 år
Ledamot: Frida Grund Vald 1 år till
Ledamot: Mats Mårten Vald 1 år till
Ledamot: Charlotte Bjurström Omval 2 år
Suppleant: Helena Peters Omval 1 år
Suppleant: Gustav Kleen Omval 1 år
Stämman valde styrelse enligt valberedningens förslag.
- 13 Val av revisorer
Valberedningens förslag till revisorer:
Revisor: Lars Rodert Omval 1 år
Revisorssuppleant: Niklas Bergman Omval 1 år
Stämman valde revisorer enligt valberedningens förslag.
- 14 Fastställande av instruktion till valberedningen
För att tydliggöra valberedningens uppdrag har styrelsen tagit fram en skriftlig instruktion för valberedningens arbete.
Stämman fastställde instruktionen för valberedningen
- 15 Val av valberedning
Valberedningen har bestått av tre personer som inom sig utsett en sammankallande.
Till ny valberedning på ett år valde stämman:
Henrik Sellmann
Carin Nises
Rolf Davidsson
Lotta Björklund Larsen
- 16 Budget 2024 och avgifter 2025
För samfällighetsföreningen planerar styrelsen inga större åtgärder utan endast löpande sommarunderhåll och sedvanlig snöröjning och halkbekämpning. Styrelsens bedömning är att det bör finnas minst 150 000 kr i kassan mot slutet av året för att kunna betala fakturor för snöröjning och halkbekämpning. Samfälligheten fördelar ut de faktiska kostnaderna efter medlemsfastigheternas andelstal och utdebitering sker som vanligt i början av året. Någon budget görs inte i föreningen utan debiteringen utgår från genomsnittskostnaden för tidigare år. Med anledning av de senaste årens höga inflation bedömer styrelsen att samfälligheten bör höja utdebiteringen till 490 kr per andel (+6,5%). Samfällighetsföreningen är sedan 2024‐01‐01 momsregistrerad vilket innebär att moms specificeras på medlemsfakturorna.
Intresseföreningen planerar för oförändrad aktivitetsnivå och därför kan avgiften för 2025 hållas oförändrad, dvs 300 kr/år.
Samtliga avgifter publiceras på hemsidan.
Styrelsen föreslår följande avgifter för 2025:
| Avgift till samfälligheten | 490 kr / andel (inkl moms) |
| Avsättning till underhållsfond | 20 kr / andel (inkl moms) |
| Medlemsavgift intresseföreningen | 300 kr |
| Avgift för påminnelse vid utebliven betalning | 200 kr |
| Avgift för icke‐deltagande vid röjardag | 300 kr |
Stämman beslutade enligt styrelsens förslag.
- 17 Kostnadsersättning till styrelsen
Styrelsens förslag är oförändrade kostnadsersättningar jämfört med föregående år dvs: schablonmässig kostnadsersättning till ordförande 3300 kr, sekreterare 1650 kr och kassör 5500 kr. Kostnaden delas lika mellan föreningarna.
Stämman beslutade enligt förslaget.
- 18 Information om konsekvenser av Högsta Förvaltningsrättens dom om momsredovisning
Skatteverket har sedan ett par år drivit linjen att samfällighetsföreningar av vår typ ska anses driva ekonomisk verksamhet och därmed vara skyldiga att redovisa moms. En oenig Skatterättsnämnd har gått på Skatteverkets linje.
Styrelsen beslutade därför att momsregistrera samfällighetsföreningen fr o m 2024‐01‐01. Som en följd av detta har föreningarnas ekonomi separerats helt fr o m samma datum.
Högsta Förvaltningsdomstolen har i en dom i januari 2024 rivit upp Skatteverkets och Skatterättsnämndens beslut och har nu fastställt att samfällighetsföreningar av vår typ normalt inte ska vara momsredovisningsskyldiga. I vårt fall är det dock ett gränsfall eftersom vi snöröjer åt privatkunder. Styrelsen har beslutat att vi tills vidare, i avvaktan på tolkning från Skatteverket fortsätter med momsredovisning. Detta innebär en mindre kostnadsökning för helheten men 20% lägre kostnad för våra företagsmedlemmar jämfört med tidigare år.
- 19 Information om aktivitetsdagar
Röjardagen genomförs sista lördagen i maj, alltså 2024‐05‐25. Styrelsen återkommer med information och inbjudan samt om en eventuell subventionerad middag efter arbetsdagen går att lösa inom fäboden.
Styrelsen anordnar inte midsommarfirande men återkommer gällande stigar och källor.
- 20 Presentation av förslag om QR-kod
Styrelsen har tagit fram förslag på informationstavlor i form av en aluminiumplatta med QR-kod som går att avläsa med telefonens kamera. Tanken är att sätta upp sådana på våra informationstavlor eller enskilda fastigheter för att informera om fäbodens historia, intressanta platser, enskilda fastigheter med spännande historia eller hur sophuset fungerar. De fastighetsägare som vill ha en skylt på sin fastighet skriver en egen text eller kopplar till boken om Fryksås.
Styrelsen kommer inom kort att sätta upp skyltar med rubrikerna Information, Fjösbokkan, Fryksås 139 och Sophuset, för påseende.
Stämman biföll förslaget och nu väntar kassören på förslag på texter och bilder för att beställa ytterligare skyltar.
- 21 Meddelande om plats där stämmoprotokoll hålls tillgängligt
Protokollet anslås på hemsidan så snart det justerats.
- 22 Mötet avslutas
Mötet avslutas och ordförande tackade alla medlemmar för visat intresse.
Stämman tackade avgående ordförande Carin Nises för väl genomfört ordförandeskap.
Fryksås den 5 april 2024
___________________
Lotta Appelbom
Sekreterare
Justeras:
Petter Kylberg Rolf Davidsson
_________________ _________________