Protokoll fört vid styrelsemöte med Fryksås Fäbodlag Intresseförening/ Samfällighetsförening tisdagen den 6 maj 2018 kl 17 hos Åke Strandberg
Närvarande styrelseledamöter: Nils-Olov Olsson, Frida Grund, Åke Strandberg, Mikael Olmats, Patrik Andersson, Ewa Lofvar Gerdsdotter, Kjell Högberg och Mats Mårten.
Ej närvarande: Charlotte Bjurström
- 1 Mötet öppnas
Mikael Olmats ordförande, hälsar alla välkomna och öppnar mötet.
- 2 Genomgång av föregående protokoll
Genomgång av föregående protokoll, styrelsemöte den 2018-02-27 samt årsmöte och konstituerande möte den 2018-04-01. Protokollen godkänns av styrelsen.
Samfällighetsföreningens ärenden
- 3 Ordförande informerar
Uppdateringen av läget för vägarna i samfälligheten.
Vägarna har trots den snörika vintern klarat sig bra. Det ska hyvlas och mellan övre och nedre samt fyllas på med grus och saltas. Mats ansvarar för detta.
När vägarna är återställda ska vägbulorna placeras ut och blommor planteras i krukorna.
Det måste ske en återställning av vägarna efter transporter av grus m.m till fastighet 242:2. Kjell ska prata med entreprenörerna angående detta.
Det finns en del arbeta att göra efter vinters snöröjning. Det är mycket grus som ska krattas och vi använder Röjardagen till detta arbete.
Mikael har pratat med Orsa Besparingsskog angående bidrag för snöröjning och skötsel av vägarna. Ett möte med kommunen är inplanerat och återkoppling sker efter det.
Utöver mötet med kommunen beslutar styrelsen att skicka in en skrivelse till Orsa Besparingsskogs styrelse.
- 4 Ekonomi
Åke har haft en överlämning med Gunilla och Agneta och fått tillgång till alla konton på banken.
Gunilla har lämnat en offert för det fortsätta arbetet med ekonomin.
Styrelsen beslutar att godkänna Gunillas offert med följande förslag på arbetsfördelning:
Kassören:
Medlemsregister
Fakturering
Inkassering påminnelser
Ta emot post och handlägga den
Betala inkommande räkningar
Ekonomikonsult:
Löpande bokföring
Avstämning bankonton
Rapportering till kassören inför styrelsemöten och vid behov
Ta fram underlag till årsmöte
Styrelsen beslutar att höja kassörens kostnadsersättning till 5000kr. Utbetalning av kostnadsersättningar till kassör, ordförande, sekreterare samt Bertil Ekström sker under majmånad.
Det saknas en del dokumentation kring det ekonomiska arbetet. Åke lämnar ett förslag på ekonomiska rutiner och styrelsen beslutar att godkänna dessa rutiner.
Åke har gjort en sammanställning av alla våra avgifter som ska finnas tillgänglig för alla medlemmar på hemsidan.
Alla årsavgifter för 2018 är betalda. Det har skett en tilläggsfakturering för den ökade kostnad per andelstal och där saknas det fortfarande några betalningar.
Sista fakturan för snöröjningen har inte kommit än. Åke ska vidtala Hampus och göra en överenskommelse att vi önskar få en rapport varje månad kring hur många timmar han har arbetat.
Införande av GDPR nya dataskyddsförordningen sker den 25 maj. Åke har skrivit en policy kring hur vi hanterar våra medlemmars personuppgifter. Styrelsen beslutar att godkänna denna policy.
Åke har tagit fram en gallringsplan för hur vi ska hantera alla våra handlingar. Bokföringshandlingar gallras efter 10 år, övriga handlingar brev m.m efter 5 år,
Bygglovshandlingar efter 2 år. Styrelsen beslutar att godkänna gallringsplanen.
- 5 Övriga frågor
Diverse bygglov har inkommit.
Åke har ansökt och fått klart ett utgivningsbevis för hemsidan Fryksåsarkivet.
Intresseföreningens ärende
- 7 Ordförande informerar
Röjardagen den 26 maj. Samling kl 9.00 på övre parkeringen Fjösbokkan.
Lunchen är bokad och klar på Smidgården. Hotellet är bokat för bröllop så vi kan inte anordna middagen där. Mikael har pratat med Lissäng och vi beslutar att middagen serveras där. De kan ta emot 70 personer så först till kvarn gäller.
Frida skickar ut en inbjudan under veckan. Det ska köpas in 4 stycken Aspenbunkar, Kjell ansvarar för detta.
Styrelsen har fått en skrivelse om lupinerna som breder ut sig i Fryksås. Vi informerar och uppmanar markägare att ta hand om lupinerna på sin tomt på Röjardagen.
- 8 Ekonomi
Se ovan.
- 9 Övriga frågor
På årsmötet kom frågan kring stigen till Björntjärn och förstörelsen som sker när den används som cykelled. Vi kontaktar Lena och stämmer av hur vi tar frågan vidare till Grönklitt.
Styrelsen beslutar att beställa 3 st nya bord till majstångsplatsen. Frida ansvarar för att göra detta.
Ewa lyfter frågan kring en karta med våra vägar och stigar. Det ska vara en karta som visar vart man får promenera i Fryksås. Vi tittar på de alternativ som finns på Lantmäteriets hemsida.
- 10 Nästa möte
Tisdag den 14/8 kl 18.30 hos Åke.
Söndag 4/11 kl 17 hos Åke.
- 11 Ordförande avslutar mötet.
Vid protokollet:
______________________ ______________________
Frida Grund, sekreterare Mikael Olmats, ordförande